Nachweise und Fristen im Blick behalten
Welche Nachweise iventro bei der Zulassung automatisch anfordert, wie die Ampel zu lesen ist und was es mit der 4-Wochen-Frist beim Ausschank auf sich hat.
🧭 Wo: Veranstaltungen → Standvergabe → Veranstaltung → Nachweise · Wer: Administrator, Mitarbeiter mit dem Recht „Standvergabe anzeigen" · Modul: Standvergabe
Wer einen Stand betreibt, muss je nach Angebot etwas nachweisen: Haftpflicht, Lebensmittelhygiene, Ausschank-Anzeige, Gasprüfung, Elektro-Prüfung. iventro fordert diese Nachweise automatisch an und zeigt dir in einer Ampel, wo noch etwas fehlt.
Drei Modi je Nachweis
Nicht jeder Nachweis muss von dir kontrolliert werden. Auf Einstellungen → Nachweise & Genehmigungen der jeweiligen Veranstaltung stellst du je Nachweistyp einen von drei Modi ein:
| Modus | Bedeutung |
|---|---|
| Einfordern | Ampel + Upload wie im Rest dieses Artikels beschrieben — du kontrollierst den Eingang |
| Nur mitteilen | steht als Hinweis in Zusage und Vertrag, erzeugt aber keine Ampel-Zeile — die Verantwortung bleibt beim Standbetreiber |
| Nicht relevant | für diese Veranstaltung ausgeschaltet |
Voreingestellt ist die Betriebshaftpflicht auf Einfordern, alle übrigen Nachweise (IfSG-Belehrung, Lebensmittel-Registrierung, Ausschank-Anzeige, Gasprüfung, Elektro-Prüfnachweis) auf Nur mitteilen, der „Sonstige Nachweis" auf Nicht relevant — die Ampel unten zeigt also nur die Nachweise, die auf Einfordern stehen. Details zur Einstellung stehen in Vertrag mit Anlagen versenden, Gegenzeichnung und Nachweis-Modi.
Wann welcher Nachweis entsteht
Nachweis-Anforderungen entstehen bei der Zulassung einer Bewerbung, sofern der Nachweis auf Einfordern steht — vorher gibt es keine Liste. Welche Nachweise ausgelöst werden, ergibt sich aus den Angaben im Bewerbungsformular:
| Nachweis | Wird angefordert, wenn … |
|---|---|
| Betriebshaftpflicht-Nachweis | immer, bei jeder Zulassung |
| Belehrung nach §43 IfSG | „Ich verkaufe Lebensmittel" angehakt ist |
| Registrierung Lebensmittelüberwachung | „Ich verkaufe Lebensmittel" angehakt ist |
| Ausschank-Anzeige bei der Gemeinde | „Ich schenke alkoholische Getränke aus" angehakt ist |
| Gasprüfbescheinigung (DGUV Regel 110-010) | „Ich verwende Flüssiggas" angehakt ist |
| Elektro-Prüfnachweis (DGUV V3) | ein Stromanschluss angefordert wurde |
| Sonstiger Nachweis | du ihn über ein eigenes Zusatzfeld im Formular verknüpft hast |
Korrigierst du eine bereits zugelassene Bewerbung und hakst dabei zusätzlich Ausschank, Lebensmittel oder Flüssiggas an, ergänzt iventro die fehlenden Anforderungen nachträglich. Einmal angelegte Anforderungen verschwinden dagegen nicht von allein — nimm einen nicht mehr nötigen Nachweis von Hand aus der Bewertung, indem du ihn auf Geprüft setzt und einen Vermerk hinterlegst.
💡 Tipp: Eigene Pflichten — etwa ein Standsicherheitsnachweis ab einer bestimmten Zeltgröße — legst du als Zusatzfeld auf der Pille Formular an und hängst dort einen Nachweistyp daran. Dafür ist kein Eingriff durch den Support nötig.
Die Ampel lesen
Die Pille Nachweise einer Veranstaltung zeigt oben drei Zähler und darunter je Standbetreiber eine Karte mit seinen Nachweisen.
| Ampel | Anzeige | Bedeutung |
|---|---|---|
| Rot | Offen | noch nichts eingegangen |
| Rot | Abgelaufen | der Nachweis ist nicht mehr gültig |
| Rot | Läuft vor Eventbeginn ab | die Gültigkeit endet vor dem ersten Veranstaltungstag |
| Gelb | Eingegangen — ungeprüft | hochgeladen, aber von dir noch nicht bestätigt |
| Grün | Geprüft | von dir geprüft und in Ordnung |
Die Zeile nennt zusätzlich das Gültigkeitsdatum („gültig bis …") und deinen Vermerk. Pflegen rechts oben auf der Karte springt in die zugehörige Bewerbung, der Firmenname ebenfalls.
Hinweis: Steht die Seite leer da, gibt es noch keine Zulassung. Die Anforderungen entstehen erst mit der ersten zugelassenen Bewerbung.
Einen Nachweis pflegen
Gepflegt wird der einzelne Nachweis im Bewerbungsdetail, Block Nachweise (Fristen-Ampel). Je Zeile stellst du ein:
- Status — Offen, Eingegangen, Geprüft oder Abgelaufen.
- Gültig bis — das Ablaufdatum aus dem Dokument. Liegt es vor dem
Veranstaltungsbeginn, springt die Ampel auf Rot, auch wenn der Nachweis geprüft ist.
- Vermerk — freier Text, etwa „Police Nr. 4711, Kopie liegt im Ordner".
- Speichern.
Standbetreiber können ihre Unterlagen auch selbst hochladen — im Standbetreiber-Portal. Ein Upload setzt den Status auf Eingegangen; die Prüfung bleibt bei dir. Geprüfte, noch gültige Nachweise sind im Portal gesperrt und lassen sich nicht überschreiben.
Die 4-Wochen-Frist beim Ausschank
Wer alkoholische Getränke ausschenkt, betreibt ein vorübergehendes Gaststättengewerbe und muss das nach § 3 Abs. 4 SGastG bei der Gemeinde anzeigen. Die Anzeige muss rechtzeitig raus — iventro rechnet dafür Veranstaltungsbeginn minus vier Wochen aus und nennt dem Standbetreiber dieses konkrete Datum in der Zulassungsmail: „Anzeige des vorübergehenden Gaststättenbetriebs … spätestens bis TT.MM.JJJJ."
Mit Reisegewerbekarte entfällt die Anzeige. Standbetreiber, die sich in einer Gruppe mit Reisegewerbekarte bewerben (ab Werk „Gastronomie mit Reisegewerbekarte" und „Gewerbetreibende mit Reisegewerbekarte"), bekommen diesen Nachweis nicht angefordert. Welche deiner Gruppen das betrifft, legst du im Formular-Editor bei den Teilnehmergruppen fest (Spalte Gaststätten-Anzeige: entfällt (Reisegewerbekarte)).
⚠️ Achtung: Diese Frist ist ein Hinweis in der Zulassungsmail und im Standvertrag, kein automatischer Wecker. Prüfe rund vier Wochen vor der Veranstaltung die Ampel und hake bei allen Rot-Einträgen zum Nachweis „Ausschank-Anzeige bei der Gemeinde" nach.
In derselben Mail stehen die weiteren Pflichthinweise: Belehrungsnachweise nach § 43 IfSG am Stand vorhalten und bei der Lebensmittelüberwachung registrieren, gültige Prüfbescheinigung für Flüssiggas mit Abnahme vor Eröffnung, aktueller Betriebshaftpflicht-Nachweis.
Vor der Veranstaltung durchgehen
Ein bewährter Ablauf für die letzten Wochen:
- Ampel öffnen, Zähler Offen / kritisch prüfen.
- Rot-Einträge einzeln durchgehen und die Standbetreiber anschreiben — dafür eignet sich
die Rundmail an alle Zugelassenen.
- Eingegangene Unterlagen sichten und auf Geprüft setzen, Gültigkeitsdatum eintragen.
- Kurz vor dem Aufbau noch einmal auf Läuft vor Eventbeginn ab kontrollieren.
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-10-15