Standbetreiber einladen und Rundmails verschicken
Einladungstext speichern und in der Vorschau prüfen, Empfänger gezielt auswählen, Historie lesen und die Zugelassenen per Rundmail informieren.
🧭 Wo: Veranstaltungen → Standvergabe → Veranstaltung → Einladung & Rundmail · Wer: Administrator, Mitarbeiter mit dem Recht „Standvergabe bearbeiten" · Modul: Standvergabe
Die meisten Märkte leben von Stammbeschickern. Statt jedes Jahr Adresslisten in ein Mailprogramm zu kopieren, lädst du sie direkt aus deiner Standbetreiber-Datenbank ein — jeder bekommt einen persönlichen Bewerbungslink, mit dem das Formular schon ausgefüllt ist.
Voraussetzung: Bewerbungsphase freigeschaltet
Der Versand funktioniert erst, wenn die Bewerbungsphase aktiviert ist. Solange sie es nicht ist, steht oben ein gelber Hinweis und der Sendeknopf ist ausgegraut — den Text darfst du trotzdem schon vorbereiten. Wie du freischaltest, steht unter Standvergabe einrichten.
Einladungstext schreiben und prüfen
Im Block Einladungstext stehen zwei Felder:
- Betreff — vorbelegt mit einem Standardvorschlag zu deiner Veranstaltung.
- E-Mail-Text — dein Anschreiben. Anrede, Eckdaten, der persönliche Bewerbungs-Button
und die Hinweisbox werden automatisch ergänzt; du schreibst nur den inhaltlichen Teil.
Darunter liegen zwei Knöpfe:
- Text speichern legt Betreff und Text bei dieser Veranstaltung ab. Sie bleiben
erhalten, bis du sie änderst. Löschst du beide Felder, greift wieder der Standardtext.
- Vorschau anzeigen rendert die Mail genau so, wie sie später rausgeht — mit der
Beispielanrede „Anne Schmitt" und dem Musterbetrieb. Beim echten Versand steht dort der jeweilige Ansprechpartner, und der Button trägt seinen persönlichen Link.
Beim Versand wird der Text ohnehin automatisch mitgespeichert.
Empfänger auswählen
Darunter liegt die Empfängerliste — alle Standbetreiber deiner Datenbank außer den gesperrten. Je Zeile siehst du:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Firma | Name des Betriebs |
| Kontakt | Ansprechpartner und E-Mail; ohne Adresse steht dort keine E-Mail |
| Kategorie | Teilnehmergruppe aus den Stammdaten |
| Eingeladen | Datum der letzten Einladung zu dieser Veranstaltung, sonst „—" |
| Beworben | Badge Bewerbung liegt vor (grün), wenn schon eine Bewerbung da ist |
Zeilen mit vorliegender Bewerbung sind abgeblendet — du kannst sie trotzdem anhaken, etwa für eine Erinnerung. Zeilen ohne gültige E-Mail-Adresse lassen sich gar nicht erst auswählen.
So gehst du vor:
- Mit dem Suchfeld Suchen (Firma, Name, E-Mail, Kategorie) die Liste eingrenzen —
das filtert sofort, ohne Neuladen. Mehrere Wörter müssen alle vorkommen.
- Einzeln anhaken oder das Kästchen in der Kopfzeile nutzen: Es setzt nur die **gerade
sichtbaren** Zeilen — nach einer Suche werden also keine ausgeblendeten Betriebe versehentlich mit eingeladen.
- Einladung an Auswahl senden. Die Rückfrage nennt die Anzahl der ausgewählten
Empfänger.
⚠️ Achtung: Eine leere Auswahl bricht ab („Bitte zuerst mindestens einen Standbetreiber auswählen."). Ein „dann eben alle" gibt es bewusst nicht — eine versehentliche Rundmail an die komplette Datenbank soll nicht passieren können.
Was beim Versand geschieht
- Jeder Empfänger bekommt eine eigene Mail, kein Sammelversand mit BCC.
- Der Bewerbungs-Button enthält einen personalisierten, signierten Link. Damit ist das
Bewerbungsformular bereits mit den Stammdaten des Betriebs vorausgefüllt.
- Datensätze ohne E-Mail-Adresse und gesperrte Standbetreiber werden still übersprungen.
- Nach dem Versand steht in der Spalte Eingeladen das heutige Datum. So siehst du
beim nächsten Durchgang, wen du schon angeschrieben hast.
Eine Auswahl, die durch die Suche gerade ausgeblendet ist, bleibt bestehen und wird mitgeschickt — deshalb nennt die Rückfrage immer die tatsächliche Anzahl.
Rundmail an alle Zugelassenen
Ganz unten liegt der Block Rundmail an alle zugelassenen Standbetreiber. Er richtet sich an alle, deren Bewerbung den Status Zugelassen hat — typisch für Aufbauzeiten, Parkausweise, Standplan oder eine Erinnerung an fehlende Nachweise.
- Betreff und Text ausfüllen — beides ist Pflicht.
- Rundmail senden und die Rückfrage bestätigen.
Gibt es noch keine Zulassung, steht dort nur ein Hinweis; die Rundmail erscheint mit der ersten zugelassenen Bewerbung. Die Zahl der Empfänger nennt der Text über dem Formular.
💡 Tipp: Die Rundmail geht an Zugelassene, die Einladung an Interessenten. Für Nachrücker von der Warteliste schreibst du besser einzeln aus der Bewerbung heraus.
Wo die Empfänger herkommen
Die Liste stammt aus der Standbetreiber-Datenbank. Fehlt jemand, legst du ihn dort an; fehlt eine E-Mail-Adresse, ergänzt du sie dort. Der Link Standbetreiber-Datenbank rechts in der Filterleiste bringt dich direkt hin.
Wie die Einladung beim Empfänger ankommt und was er danach im Portal vorfindet, steht in Das Standbetreiber-Portal nutzen.
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-09-02