Belegnummern einrichten
Prefix und Jahresreset für den Nummernkreis festlegen — unbedingt vor dem ersten Verkauf, danach ist der Prefix gesperrt.
🧭 Wo: Backend → Finanzen → Buchhaltung → Reiter Nummernkreise · Wer: nur Administrator · Modul: Buchhaltung
Jeder Beleg aus Kasse und Wallet bekommt automatisch eine fortlaufende Nummer nach dem Muster PREFIX-2026-000123. Den Prefix legst du einmal fest — und zwar bevor der erste Beleg ausgestellt wird. Danach lässt er sich nicht mehr ändern.
So heißt es bei dir
Die Seite heißt bei allen Partner-Typen gleich. Nur der Weg dorthin unterscheidet sich: Bei Vereinen liegt Buchhaltung in der Gruppe Finanzen zwischen Mitgliedsbeiträgen und Zahlungsarten.
Schritt für Schritt
- Trage im Feld Prefix 3 bis 8 Zeichen ein — nur Buchstaben A–Z und Ziffern. Kleinbuchstaben werden automatisch groß, Sonderzeichen entfernt. Beispiele:
LOK,SVDEMO,KG2026. - Beobachte den Live-Check unter dem Feld: ✓ Prefix ist verfügbar oder ✗ Bereits vergeben — wähle einen anderen. Prefixe sind iVENTRO-weit eindeutig, damit sich Belege verschiedener Betriebe nie gleichen.
- Entscheide über Jahresreset — Belegnummer beginnt zum 01.01. wieder bei 1. Empfohlen: an. Bei aus zählt der Zähler lebenslang weiter.
- Klicke auf Speichern. Die Vorschau im Kopf zeigt jetzt dein Muster, z. B.
LOK-2026-000123.
Nach dem ersten Beleg: gesperrt
Sobald auch nur ein Beleg ausgestellt wurde, ist das Prefix-Feld schreibgeschützt und eine gelbe Box erklärt:
„Du hast bereits N Belege ausgestellt. Der Prefix kann jetzt nicht mehr geändert werden — eine Änderung würde den fortlaufenden Nummernkreis brechen (§14 UStG). Wenn du den Prefix wirklich neu vergeben musst, kontaktiere uns."
Das ist kein Fehler, sondern Pflicht: Belegnummern müssen lückenlos und fortlaufend sein. Der Jahresreset bleibt auch danach änderbar.
| Zustand | Was du ändern kannst |
|---|---|
| Noch kein Beleg | Prefix und Jahresreset |
| Belege vorhanden (gelbe Box) | nur Jahresreset — Prefix nur über den Support |
⚠️ Achtung: Der erste Beleg entsteht schneller als gedacht — schon eine Test-Aufladung an der Kasse oder ein Probeverkauf zählt. Richte den Prefix ein, bevor du die Mitarbeiter-App das erste Mal ausprobierst.
Zählerstände
Sobald Belege existieren, zeigt die Karte Aktuelle Zählerstände je Jahr die letzte vergebene Nummer. Die Werte sind nur lesbar; sie erhöhen sich automatisch mit jedem Beleg.
Was iVENTRO im Hintergrund sicherstellt
Die Karte GoBD-Konformität fasst zusammen, warum Belege bei iVENTRO nicht bearbeitet werden können:
- Unveränderlich: Ein ausgestellter Beleg wird nie mehr geändert. Korrekturen laufen über einen Storno-Beleg.
- Verkettet: Jeder Beleg verweist auf seinen Vorgänger. Eine nachträgliche Manipulation würde die Kette sprengen.
- Eingefroren: Deine Firmenanschrift wird beim Ausstellen im Beleg gespeichert. Änderst du später die Stammdaten, bleiben alte Belege, wie sie waren.
- Lückenlos: Nummern werden atomar vergeben — keine Doppelten, keine Lücken.
- 10 Jahre Aufbewahrung, PDFs werden bei Bedarf erzeugt.
Stolpersteine
- „Prefix ist bereits an einen anderen Partner vergeben" — ein anderer Betrieb nutzt die Kombination. Nimm eine Variante, z. B. mit Ortskürzel.
- Prefix falsch und schon Belege da? Erstelle ein Ticket. Wir prüfen, ob ein neuer Nummernkreis ab dem nächsten Geschäftsjahr sinnvoll ist.
- Jahresreset aus, dann an: Ab dem nächsten 1. Januar startet der Zähler wieder bei 1; das laufende Jahr bleibt unverändert.
- Belege ansehen und exportieren: Belege finden und als PDF öffnen.
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-09-02