WhatsApp-Posteingang bedienen
Konversationen filtern, antworten, die KI je Chat ein- und ausschalten und Vorgänge als erledigt markieren.
🧭 Wo: Backend → Kommunikation → WhatsApp Inbox · Wer: Administrator, Mitarbeiter mit dem Recht „WhatsApp-Posteingang anzeigen" (Antworten braucht zusätzlich „bearbeiten") · Modul: Kommunikation
Schreiben dir Gäste per WhatsApp, landen die Nachrichten hier — in einer Ansicht, die aussieht wie ein Messenger: links die Konversationen, rechts der Verlauf, unten das Antwortfeld.
Der Aufbau
Links oben steht WhatsApp Inbox, daneben eine rote Zahl: so viele Konversationen warten gerade auf eine Antwort von einem Menschen. Darunter drei Filter:
| Filter | Zeigt |
|---|---|
| Aktiv | alles, was noch offen ist (Standard) |
| Erledigt | abgeschlossene Konversationen |
| Alle | beides zusammen |
In der Liste stehen die dringenden Fälle immer oben: erst „Warte auf Antwort", dann „KI verarbeitet", dann „Offen", dann der Rest — innerhalb der Gruppen nach der letzten Nachricht sortiert.
Die Status
| Badge | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| ● Warte auf Antwort (gelb) | Der Gast wartet auf einen Menschen | Antworten — das ist der wichtigste Zustand |
| ● KI verarbeitet (violett) | Die Antwort wird gerade automatisch erstellt | kurz warten |
| ● Offen (grün) | Laufendes Gespräch, nichts hängt | mitlesen |
| ✓ Erledigt (grau) | Abgeschlossen | nichts |
Zusätzlich zeigt ein rotes Zahlen-Badge ungelesene Nachrichten, ein oranges ! die Fälle, die auf einen Menschen warten. Beide verschwinden, sobald du die Konversation öffnest.
Antworten
- Klicke links auf die Konversation.
- Schreib deinen Text in das Feld unten.
- Enter schickt ab, Shift + Enter macht eine neue Zeile. Alternativ der Knopf
Senden.
Im Verlauf erkennst du auf einen Blick, wer geschrieben hat:
- weiße Blase links — der Gast
- dunkle Blase rechts — ein Mensch aus deinem Team; unter der Nachricht steht der
Name
- blaue Blase rechts — die KI; unter der Nachricht steht „KI"
Die Haken hinter deinen Nachrichten funktionieren wie in WhatsApp gewohnt: ✓ gesendet, ✓✓ zugestellt oder gelesen, ○ noch unterwegs.
KI ein- und ausschalten
Oben rechts im Chat sitzt der Knopf KI aktiv bzw. KI aus — er gilt nur für diese eine Konversation. Ein Klick schaltet um.
- KI aktiv: Einfache Fragen (Öffnungszeiten, Anfahrt, Ticketstatus) beantwortet
das System selbst. Wird es komplizierter, übergibt es an dich und setzt den Status auf „Warte auf Antwort".
- KI aus: Nur noch Menschen antworten. Sinnvoll bei Beschwerden, Rückerstattungen
und allem, was heikel ist.
💡 Tipp: Schalte die KI aus, bevor du eine heikle Antwort schreibst. Sonst kann es passieren, dass die automatische Antwort und deine gleichzeitig unterwegs sind.
Erledigen und wieder öffnen
Ist ein Anliegen geklärt, klick auf ✓ Erledigt. Die Konversation verschwindet aus dem Filter Aktiv, der ungelesen-Zähler wird zurückgesetzt und das Antwortfeld verschwindet — statt dessen steht dort „Konversation ist als erledigt markiert."
Schreibt der Gast erneut, taucht die Konversation von selbst wieder in Aktiv auf. Du kannst sie auch von Hand über ↩ Wieder öffnen zurückholen; den Knopf findest du im Filter Erledigt oder Alle.
Gut zu wissen
- Ist der Gast bereits als Kunde bekannt, steht sein richtiger Name statt der
Telefonnummer im Kopf, dazu seine E-Mail-Adresse.
- Angezeigt werden die letzten 100 Konversationen und je Chat die letzten 200
Nachrichten.
- Bilder und Sprachnachrichten erscheinen als
[Medien]— der Inhalt lässt sich hier
noch nicht öffnen.
Hinweis Bis Anfang September 2026 liefen die Filter- und Konversationslinks in eine Fehlerseite. Der Fehler ist behoben. Solltest du noch eine Fehlerseite sehen, lade die Seite einmal neu (Strg + F5).
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-09-02